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员工垫资购买办公用品报销被查?
作者: admin  时间:2022-07-19 浏览量:
       各位财务人注意了!深圳一家公司,员工垫资购买办公用品再找公司报销,居然被税局要求整改
了!
到底是啥原因?企业费用报销如何规避风险?
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                                                         员工垫资采购再找公司报销,
                                                              居然被税局要求整改?

       深圳某家创业公司被税局要求整改了。原因是,公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款
,然后再找公司报销的做法,在稽查时被认为不合规,要求企业及时进行整改。

       处罚原文:在检查中,稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形,询问后得知因为企业
规模较小,所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买,然后由个人报销,公司再将款项支付给
个人,经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实,但该做法既不合规,也带来了涉税风险,稽查
人员已要求企业及时整改。
       税务部门提醒,深圳市目前很多孵化器类型的企业,因为业务尚处于研发阶段,日常账务管理比
较混乱,甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户
进行涉税违法行为,但是存在很大涉税风险,不利于公司长远发展,因此,公司即使在起步阶段也要
重视财务规范管理,防范涉税风险。
       其实我们看上面的案例,被查的原因主要还是以下两点:

       大家是不是觉得平常都是这么操作的呢?而且也没有出现任何问题?个人垫资再报销风险重重,
以后如果再操作,务必注意以下几点。
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                                                                个人垫资再报销,
                                                         这3个事项,一定要注意!

1. 个人垫资费用不宜过大
       就个人情感上而言,金额大的话,要你先自掏腰包肯定不乐意呀!一是不知道什么时候才能拿回
来,二是如果发票出什么问题,财务分分钟不报销,那岂不是炸了!
       几十几百就算了,过千的话,很多人都希望先从公司领取备用金再支付,或者通知公司直接公户
付款,现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具,方便得很。
       从公司管理角度看,个人垫支容易出现虚假报销的问题,很多公司都有限制业务员垫支金额,超
额自己掏。
       所以,个人垫支金额过大,从逻辑上就已经说不通了!多少才算“大”呢?参考现金管理条例的
说法,1000以上。

2. 对外采购垫资的人员不宜太多
       正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑
。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。
3. 垫资的费用要及时报销
       企业如果经常报销前期的费用,一是不利于内部管理,二是会计数据的失真,三是会让税局质疑
费用的真实性,是不是找票报销的?
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                                                       注意!今天起,费用发票报销
                                                                 这5大风险要规避!

       不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险,
财务人员应该步步为营,小心谨慎,5个避坑指南送给你!









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                                                            附:华为费用报销流程

       在华为员工报销费用,可能既见不着会计人员,也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处
理。
       以员工报销差旅费为例,下图为华为费用报销的全部流程:
                                                               华为费用报销流程
                                                                           ↓↓↓

       首先上网填报费用报销信息,信息流转到主管处;主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性
;主管确认后,再由上级权签人审批。
       同时,报销人员需将费用报销单打印出来,附上相应发票,提交给部门秘书。
       华为每个部门都配备有秘书,秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。
       财务共享中心签收后,出纳会集中打款,这时,整个报销流程结束,剩下的就是会计做账了。
       在员工费用的过程中,华为财务对几个环节进行了优化。
       如果对比一般公司的报销流程,你能明显感受到华为报销制度的优越性。
                                                         一般企业费用报销的流程
                                                                           ↓↓↓


       对比下来,一般企业的报销流程可能会导致审核流程过长,效率低下,并且增加财务部门工作的
负担。这对整个公司工作的运转都是不利的。
       那么,华为的费用报销又是怎么审批的呢?我们来具体看一下:


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